Wann greift die Versammlungsstättenverordnung bei meiner Veranstaltung?

Die Versammlungsstättenverordnung greift in Baden-Württemberg, sobald ein Versammlungsraum mehr als 200 Besucher fassen kann. Entscheidend ist nicht die Gästeliste, sondern die rechnerische Kapazität: ein Besucher je Quadratmeter an Tischen, zwei bei Stuhlreihen oder Stehplätzen. Im Freien gilt sie erst ab 1.000 Besuchern mit Szenenfläche und baulichen Anlagen. Zelte und mobile Bühnen fallen als Fliegende Bauten unter eigene Regeln.

Ab welcher Größe gilt die Versammlungsstättenverordnung überhaupt?

Die Versammlungsstättenverordnung ist Landesrecht. Jedes Bundesland hat eine eigene Fassung auf Basis einer Musterverordnung der Bauministerkonferenz, Hamburg etwa arbeitet seit Januar 2026 mit einer neuen. Für Veranstaltungen in Schliengen, Müllheim, Auggen und Lörrach, genauso wie in Freiburg, gilt die baden-württembergische VStättVO. Sie erfasst Versammlungsräume, die einzeln mehr als 200 Besucher fassen, und mehrere Räume mit zusammen mehr als 200 Besuchern, wenn sie gemeinsame Rettungswege haben.

Gezählt wird die Kapazität des Raums, nicht die Zahl der Einladungen. Die Verordnung rechnet mit einem Besucher je Quadratmeter bei Sitzplätzen an Tischen und mit zwei Besuchern je Quadratmeter bei Reihenbestuhlung oder Stehplätzen. Flächen, die Gäste nicht betreten können, bleiben außen vor. Ein Saal mit 180 Quadratmetern Gästefläche liegt mit Tischen also unter der Grenze, als Stehempfang oder mit Stuhlreihen kommt er rechnerisch auf 360 Besucher und damit deutlich darüber.

Ausgenommen sind Räume für Gottesdienste, Unterrichts- und Besprechungsräume bis 100 Quadratmeter, Ausstellungsräume in Museen und Fliegende Bauten wie Zelte. Der Anlass selbst entscheidet dagegen nicht: Die Verordnung knüpft an den Raum und seine Nutzung an, ob dort nun eine Hochzeit, eine Betriebsversammlung oder ein Vereinsabend stattfindet.

Viele Fest- und Stadthallen im Markgräflerland sind längst als Versammlungsstätte genehmigt und haben Bestuhlungspläne für verschiedene Aufbauten. Heikel wird es bei Räumen, die sonst anders genutzt werden, etwa eine Scheune, ein Weinkeller oder die eigene Produktionshalle zum Firmenjubiläum. Ob dort mehr als 200 Gäste zulässig sind, klärt verbindlich die Baurechtsbehörde, und zwar am besten, bevor die Einladungen verschickt sind.

Welche Rolle hat die Veranstaltungsleitung, welche der Technikdienstleister?

Für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften ist nach § 38 VStättVO der Betreiber verantwortlich, bei einer Gemeindehalle in der Regel die Gemeinde oder ihr Pächter. Während des Betriebs muss er selbst oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein.

Diese Pflichten kann der Betreiber durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, also auf Dich als Brautpaar, Firma oder Verein. Voraussetzung ist, dass Du oder Deine Veranstaltungsleitung mit der Halle und ihren Einrichtungen vertraut seid, die Verantwortung des Betreibers bleibt trotzdem bestehen. Solche Klauseln stecken oft im Mietvertrag, deshalb lohnt sich ein genauer Blick hinein, bevor die Planung losgeht.

Die Veranstaltungsleitung sorgt dafür, dass Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst zusammenarbeiten. Sie muss den Betrieb einstellen, wenn sicherheitsrelevante Anlagen nicht funktionieren oder Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden können. Diese Rolle erledigt niemand nebenbei zwischen Sektempfang und Tischrede, sie gehört einer klar benannten Person.

Der Technikdienstleister verantwortet den sicheren Aufbau, Betrieb und Abbau seiner Ton-, Licht-, Video- und Bühnentechnik und stellt, wenn es so vereinbart ist, die vorgeschriebenen Fachleute. Wichtig ist eine klare Absprache vorab: Wer ist am Abend Ansprechpartner der Veranstaltungsleitung, wo liegen die Notausgänge und wer darf die Show im Ernstfall anhalten. Beispiele aus unseren Projekten findest Du bei den Referenzen von KW.Eventtechnik.

Brauche ich einen Bühnenmeister für meine Veranstaltung?

Im Sprachgebrauch heißt diese Person oft noch Bühnenmeister, die Verordnung spricht vom Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik. Das sind nach § 39 VStättVO vor allem Geprüfte Meister für Veranstaltungstechnik und Fachkräfte, die den fachrichtungsspezifischen Teil dieser Prüfung in Bühne/Studio, Beleuchtung oder Halle bestanden haben. Dazu kommen Hochschulabsolventen der Theater- und Veranstaltungstechnik mit Berufserfahrung und einem Befähigungszeugnis der IHK Karlsruhe sowie Fachkräfte mit älteren, anerkannten Befähigungsnachweisen.

Pflicht wird diese Qualifikation ab einer bestimmten Größe der Szenenfläche, also der Fläche für Darbietungen. Bei Großbühnen und Szenenflächen über 200 Quadratmetern muss der Auf- und Abbau unter Leitung und Aufsicht eines Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik laufen. Bei Generalprobe und Veranstaltung müssen mindestens eine verantwortliche Person für die bühnentechnischen und eine für die beleuchtungstechnischen Einrichtungen anwesend sein, und vor der ersten Veranstaltung ist eine nichtöffentliche technische Probe fällig, die der Baurechtsbehörde 24 Stunden vorher anzuzeigen ist.

Bei Szenenflächen zwischen 100 und 200 Quadratmetern dürfen diese Aufgaben auch erfahrene technische Fachkräfte mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung übernehmen. Die Anwesenheit während der Veranstaltung ist unter anderem dann nicht nötig, wenn die Technik vorher geprüft wurde und währenddessen nicht verändert wird. Darbietungsflächen unter 20 Quadratmetern gelten gar nicht als Szenenfläche.

Zur Einordnung: Eine Bühne von 6 mal 4 oder 8 mal 6 Metern, wie sie für Band, Reden oder den ersten Tanz oft reicht, hat 24 bis 48 Quadratmeter. Die festen Personalvorgaben greifen dort noch nicht, die Pflicht zu sicherem Aufbau und Betrieb gilt dagegen immer. Wie Du die passende Größe findest, steht im Beitrag Bühne mieten: Aufbau und Größe.

Was bedeutet die Verordnung für Bühne, Rettungswege und Bestuhlung?

Grundlage jeder Veranstaltung in einer Versammlungsstätte ist der genehmigte Bestuhlungs- und Rettungswegeplan. Die Zahl der dort genehmigten Besucherplätze darf nicht überschritten werden, und eine Ausfertigung muss gut sichtbar am Haupteingang des Raums hängen. Bühne, Regieplatz und LED-Wand müssen in diesen Plan passen und nicht umgekehrt, deshalb gehört er an den Anfang jeder Technikplanung.

Rettungswege bemisst die Verordnung mit 1,20 Metern Breite je 200 Personen, mindestens aber 1,20 Metern, im Freien mit 1,20 Metern je 600 Personen. Für die Technik heißt das: Cases, Stative und Kabelwege haben in Gängen und vor Ausgängen nichts verloren, auch nicht für die paar Minuten bis zum Soundcheck. Wie Leitungen sauber und sicher liegen, erklärt der Beitrag zu Verkabelung und Stromversorgung bei Events.

Bei Reihenbestuhlung schreibt § 10 VStättVO Sitzplätze von mindestens 50 Zentimetern Breite und eine freie Durchgangsbreite von mindestens 40 Zentimetern zwischen den Reihen vor. Nur vorübergehend aufgestellte Stühle müssen innerhalb der Reihe fest miteinander verbunden sein. Seitlich eines Ganges sind grundsätzlich höchstens 10 Plätze erlaubt, zwischen zwei Seitengängen höchstens 20, im Freien jeweils das Doppelte. Hinzu kommen Rollstuhlplätze für mindestens ein Prozent der Besucherplätze, wenigstens aber 2.

Auch Dekoration und Bühnenausstattung sind geregelt. Vorhänge von Bühnen und Szenenflächen sowie Ausschmückungen müssen mindestens schwerentflammbar sein, frei im Raum hängende Deko braucht mindestens 2,50 Meter Abstand zum Boden, und Pflanzenschmuck darf nur im Raum bleiben, solange er frisch ist. Brennbares Material muss so weit von Scheinwerfern und Heizstrahlern entfernt sein, dass es sich nicht entzünden kann. Gerade bei Hochzeiten mit viel Stoff und Licht lohnt es sich, Deko und Technik gemeinsam zu planen.

Was gilt bei Veranstaltungen im Freien und in Zelten?

Im Freien greift die Verordnung erst, wenn eine Versammlungsstätte Szenenflächen hat, ihr Besucherbereich mehr als 1.000 Besucher fasst und ganz oder teilweise aus baulichen Anlagen besteht, etwa bei einer Freilichtbühne mit fester Tribüne. Ein Dorffest in Auggen oder ein Konzert auf dem Marktplatz in Müllheim mit mobiler Bühne fällt deshalb in der Regel nicht darunter.

Ohne Regeln bleibt so ein Fest trotzdem nicht. Zuständig ist dann meist die Gemeinde, die je nach Größe und Risiko Auflagen wie ein Sicherheitskonzept, einen Ordnungsdienst oder einen Sanitätsdienst machen kann. Neben den Genehmigungen gehört auch die GEMA-Anmeldung früh auf die Liste.

Zelte, mobile Bühnen und Tribünen sind Fliegende Bauten und von der Versammlungsstättenverordnung ausgenommen. Für sie gilt § 69 der Landesbauordnung Baden-Württemberg: Abgesehen von unbedeutenden Bauten ohne besondere Sicherheitsanforderungen brauchen sie eine Ausführungsgenehmigung, dokumentiert im Prüfbuch. Die Aufstellung ist der Baurechtsbehörde am Aufstellungsort rechtzeitig anzuzeigen, und die Behörde kann die Inbetriebnahme von einer Gebrauchsabnahme abhängig machen.

Für den Betrieb von Zelten gibt die Richtlinie über Fliegende Bauten Anforderungen an Ausgänge, Bestuhlung und Sicherheitsbeleuchtung vor, die sich eng an der Versammlungsstättenverordnung orientieren. Für die Technik bedeutet das freie Zeltausgänge, sauber geführte Stromwege und Lasten an der Zeltkonstruktion nur in dem Rahmen, den das Prüfbuch zulässt. Wer über die Grenze nach Basel oder ins Elsass geht, plant nach Schweizer oder französischem Recht, die baden-württembergische Verordnung gilt dort nicht.

Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung und keine Abstimmung mit der Behörde, er hilft Dir aber, die richtigen Fragen früh zu stellen. Schick uns bei Deiner unverbindlichen Projektanfrage gern gleich Grundriss oder Bestuhlungsplan mit, dann planen wir die Technik so, dass sie zu Raum, Rettungswegen und Genehmigung passt.