Wann muss ich eine Veranstaltung bei der GEMA anmelden?

Anmelden musst Du immer dann, wenn Deine Veranstaltung öffentlich ist, wenn also auch Gäste kommen können, die Dich persönlich nicht kennen. Das gilt für Firmenfeiern, Vereinsfeste und Stadtfeste und für alles mit Plakat, Ticket oder offener Online-Einladung. Eine Hochzeit im Familien- und Freundeskreis bleibt privat und braucht keine Anmeldung. Zuständig ist der Veranstalter, nicht die Band und nicht der Technikdienstleister. Und die Meldung gehört vor die Veranstaltung, nicht danach.

Wer ist gegenüber der GEMA meldepflichtig, Veranstalter oder Technikdienstleister?

Meldepflichtig ist, wer die Veranstaltung organisiert und wirtschaftlich verantwortet, also der Veranstalter. Die GEMA fragt nicht danach, wer die Musik abspielt, sondern wer die Nutzung veranlasst. Beim Firmenevent ist das die Firma, beim Vereinsfest der Verein, bei der Feier im Gemeindesaal die Gruppe, die eingeladen hat.

DJ, Band und Technikdienstleister sind Dienstleister und übernehmen die Anmeldung nicht automatisch mit. Die GEMA schreibt zu ihrem DJ-Tarif ausdrücklich, dass ein gebuchter DJ in aller Regel nicht Veranstalter ist. Wir liefern Beschallung, Licht, Video und Bühne, bauen auf und fahren die Show, die Lizenz für die gespielte Musik bleibt aber bei Dir. Erinnern können wir Dich in der Planung gern daran, vertreten können wir Dich gegenüber der GEMA nicht.

Eine Sonderregel betrifft DJs, die sich Musik für ihre Arbeit auf eigene Datenträger kopieren, dafür gibt es eine eigene Vergütung an die GEMA. Für Dich als Veranstalter ändert das nichts, denn diese Vergütung ersetzt die Anmeldung der Veranstaltung nicht. Bei den Festen und Firmenfeiern, die wir betreut haben und die Du unter unseren Referenzen findest, lief die Meldung immer über den Veranstalter selbst, meist im selben Zug wie die Anmeldung bei der Gemeinde.

Welche Veranstaltungen sind meldepflichtig und welche nicht?

Die Trennlinie heißt Öffentlichkeit. Die GEMA formuliert es so: öffentlich ist eine Veranstaltung dann, wenn sie auch Menschen besuchen können, die keine persönliche Beziehung zur Veranstalterin haben. Plakate, Flyer, ein offenes Facebook-Event, ein Aushang im Rathaus oder Kartenverkauf sind deutliche Indizien für eine öffentliche Veranstaltung.

Nicht meldepflichtig sind private Feiern im engeren Sinn, also Geburtstag im Garten, Familienfeier oder Hochzeit mit persönlich geladenen Gästen. Der Zettel mit der Aufschrift geschlossene Gesellschaft allein hilft dabei nicht weiter. Entscheidend ist, ob die Anwesenden untereinander oder mit dem Gastgeber persönlich verbunden sind. Eine Firmenfeier mit geladenen Kunden und Lieferanten gilt deshalb als öffentlich, obwohl ohne Einladung niemand hineinkommt.

Für die Region heißt das ganz praktisch: Winzerfest, Vereinsjubiläum, Bühne auf dem Weihnachtsmarkt, Firmenfeier im Weingut und Stadtfest sind meldepflichtig, die Hochzeit im Familienkreis ist es nicht. Bei Hochzeiten gibt es allerdings einen Grenzfall, denn sobald die Feier öffentlich beworben wird, Eintritt verlangt wird oder ein offener Teil dazukommt, kippt sie in die Öffentlichkeit. Worauf es technisch ankommt, steht in unserem Beitrag zur Hochzeitstechnik.

Bis wann muss die Anmeldung vorliegen?

Eine starre Frist nennt die GEMA nicht, ihre Aussage lautet sinngemäß: je früher, desto besser, auf jeden Fall aber vor der Veranstaltung. Wer zum ersten Mal anmeldet, braucht zusätzlich Vorlauf für das Kundenkonto im Onlineportal, deshalb sind rund 2 Wochen ein realistischer Puffer und bei größeren Festen eher 4 Wochen. Kurzfristig geht es meistens auch, dann klärst Du Tarif und Angaben allerdings unter Zeitdruck.

Nach dem Fest kommt der zweite Termin, den viele übersehen. Bei Live-Musik braucht die GEMA die Musikfolge, also die Aufstellung der gespielten Werke, spätestens 6 Wochen nach der Veranstaltung. Fehlt sie oder kommt sie zu spät, berechnet die GEMA einen Zuschlag von 10 Prozent auf die Vergütung. Das Zusammenstellen darfst Du an die Band oder deren Management abgeben, verantwortlich bleibst Du.

Sinnvoll ist es, die GEMA-Meldung an dieselbe Stelle der Planung zu setzen wie die Anmeldung beim Ordnungsamt, die Klärung der Sperrzeiten und das Sicherheitskonzept, also in die Phase, in der Programm und Technik stehen. Den kompletten Ablauf mit allen Stationen findest Du in unserer Checkliste für die Veranstaltungsplanung.

Was passiert bei einer verspäteten oder fehlenden Anmeldung?

Wird eine lizenzpflichtige Veranstaltung nicht angemeldet und die GEMA erfährt später davon, kann sie einen Kontrollkostenzuschlag von 100 Prozent auf die reguläre Vergütung erheben. Der Bundesgerichtshof hat diesen Aufschlag bestätigt, begründet wird er mit dem Aufwand, unangemeldete Nutzungen überhaupt aufzuspüren. Voraussetzung ist ein schuldhaftes Verhalten, wer nachweislich ohne Verschulden gehandelt hat, trägt den Zuschlag nicht.

Dazu kommt ein zweiter Effekt, der in der Praxis schwerer wiegt. Bei nachträglicher Erfassung schätzt die GEMA den Beginn der Nutzung oft anhand früherer Veranstaltungen oder des Gründungsdatums eines Betriebs und fordert dann rückwirkend für den ganzen Zeitraum. Aus einem einzelnen vergessenen Sommerfest kann so eine Nachforderung über mehrere Jahre werden, und das trifft kleine Vereine deutlich härter als die eigentliche Lizenz.

Kommt Post von der GEMA zu einer Feier, die aus Deiner Sicht privat war, ist das noch kein Urteil, sondern eine Aufforderung zur Klärung. Prüfe in Ruhe, wie die Veranstaltung nach außen ausgesehen hat: War sie beworben, gab es Eintritt, kam man ohne persönliche Einladung hinein? Bei echten Streitfragen lohnt anwaltlicher Rat, denn ob eine Veranstaltung öffentlich war, entscheidet sich am Einzelfall und nicht an der Bezeichnung im Programm.

Welche Angaben brauche ich für die Anmeldung?

Die Anmeldung läuft über das Onlineportal der GEMA. Gebraucht werden Datum und Dauer, Ort mit Raum- oder Flächengröße beziehungsweise Besucherzahl, die Art der Veranstaltung, ob Eintritt verlangt wird und wie die Musik läuft, also Live-Band, DJ, Tonträger oder Hintergrundbeschallung. Aus diesen Angaben leitet die GEMA den passenden Tarif ab, deshalb lohnt es sich, hier sauber und ehrlich zu sein statt zu schätzen.

Genau diese Zahlen brauchst Du ohnehin für die Technik. Wer weiß, wie viele Gäste kommen und wie groß der Saal oder die Fläche ist, kann Beschallung und Licht richtig dimensionieren, und wer weiß, ob eine Band spielt oder ein DJ auflegt, weiß auch, welche Bühne, welche Monitorwege und welche Stromversorgung nötig sind. Der Moment, in dem Du uns die Eckdaten schickst, ist deshalb ein guter Moment, die GEMA-Meldung mit auf die Liste zu setzen. Stell uns Deine Anfrage, dann klären wir die Technik, und Du hast die Angaben für die Anmeldung fast vollständig beisammen.

Ein regionaler Stolperstein zum Schluss: Bei Gemeinschaftsfesten in Schliengen, Müllheim, Auggen oder Lörrach, die mehrere Vereine gemeinsam stemmen, ist die Veranstalterfrage oft nicht geklärt. Wenn drei Gruppen mitmachen und keine formal als Veranstalter auftritt, meldet am Ende niemand an, und die Nachfrage landet später bei dem Verein, dessen Name auf dem Plakat am größten war. Legt schriftlich fest, wer Veranstalter ist, bevor das erste Plakat hängt.